BAB 1

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI

DAN TEKNOLOGI INFORMASI

1. GAMBARAN SISTEM INFORMASI

Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Tak hanya di negara-negara maju, di Indonesia pun sistem informasi telah banyak diterapkan dimana-mana, seperti di kantor, di pasar swalayan, di bandara, dan bahkan di rumah ketika pemakai bercengkerama dengan dunia internet. Entah disadari atau tidak, sistem informasi telah banyak membantu manusia.

Ada bermacam-macam sistem informasi, antara lain :

v Sistem reservasi pesawat terbang : digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.

v Sistem biometrik yang dapat mencegah orang yang tidak berwenang memasuki fasilitas-fasilitas rahasia atau mengakses informasi yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata.

v Sistem POS (Point-Of-Sale) yang diterapkan pada kebanyakan pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data.

v Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yang menggunakan teknologi radio, misalnya untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan rel kereta api.

v Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena di dalam kartu tersebut terekam data-data mengenai pasien.

2. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem Informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information Systems atau CBIS).

Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting. Yang dimaksudkan dengan sistem informasi disini adalah sistem informasi yang berbasis komputer.

Sistem Informasi (SI) atau Information System (IS) yang menunjukkan sistem yang dapat menghasilkan informasi yang berguna.

3.DEFINISI SISTEM INFORMASI

Ada beragam definisi sistem informasi, sebagaimana tercantum di bawah ini.

Menurut Alter (1992)

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Menurut Bodnar dan Hopwood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

Menurut Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)

Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai.

Menurut Hall (2001)

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

Menurut Wilkinson (1992)

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.

4. TEKNOLOGI INFORMASI

Istilah teknologi informasi (Information Technology atau IT) mulai populer di akhir dekade 70-an. Pada masa sebelumnya, istilah teknologi komputer atau pengolahan data elektronis atau PDE (Electronic Data Processing atau EDP) lebih dikenal.

Istilah teknologi informasi mulai banyak digunakan untuk menggantikan sistem informasi manajemen. Istilah teknologi informasi (TI) lebih berorientasi ke teknologi nya. Teknologi Informasi (TI) adalah sub-sistem atau sistem bagian dari sistem informasi,

Istilah Teknologi Sistem Informasi (TSI) atau Information Systems Technology (IST) juga menunjukkan ke teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Istilah teknologi sistem informasi mempunyai arti yang mirip dengan teknologi informasi (TI) atau information technology (IT).

Sistem komputer (Computer System) juga merupakan teknologi informasi yang digunakan di sistem informasi. Teknologi informasi dapat berupa teknologi apapun yang dapat menghasilkan informasi, termasuk teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Dengan demikian sistem komputer merupakan sub-sistem atau sistem bagian dari teknologi informasi.

5.DEFINISI TEKNOLOGI INFORMASI

Istilah teknologi sering kali rancu dengan istilah sistem informasi itu sendiri dan kadang menjadi bahan perdebatan. Ada yang menggunakan istilah teknologi informasi untuk menjabarkan sekumpulan sistem informasi, pemakai, dan manajemen (diulas oleh Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999). Pendapat ini menggambarkan teknologi dalam perspektif yang luas. Namun, kalau didasarkan pada definisi sistem informasi menurut Alter, teknologi informasi hanyalah bagian dari sistem informasi.

Contoh Teknologi Informasi :

Mikrokomputer, komputer mainframe, pembaca barcode, perangkat lunak pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja (spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan.

6.PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia.

Contoh Hasil Penerapan Teknologi Informasi :

Pengambilan uang melalui ATM (Anjungan Tunai Mandiri), transaksi melalui Internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui fasilitas e-banking yang dapat dilakukan dari rumah, dll.

Secara garis besar, dapat dikatakan bahwa :

ü Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.

ü Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses.

ü Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses.

Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas, dan tanggapan.

6.1. Kecenderungan Teknologi Informasi Terhadap Sistem Informasi

Alter (1992) mengemukakan berbagai kecenderungan teknologi yang berkaitan dengan sistem informasi, yaitu :

§ Peningkatan kecepatan dan kapasitas komponen-komponen elektronik.

§ Ketersediaan informasi dalam bentuk digital semakin banyak.

§ Portabilitas peralatan-peralatan elektronis semakin meningkat.

§ Konektivitas meningkat.

§ Kemudahan pemakaian meningkat.

§ Ketidakmampuan mengotomasikan logika masih berlanjut.

LATIHAN SOAL :

1. Bedakan arti dari istilah-istilah :

teknologi informasi
sistem informasi
teknologi sistem informasi
sistem komputer

2. Sistem Point of Sale yang diterapkan pada kebanyakan pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode, merupakan contoh dari …………………

3. Transaksi melalui internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik merupakan salah satu contoh hasil penerapan ………………………….

4. Sebutkan berbagai kecenderungan teknologi yang berkaitan dengan sistem informasi menurut Alter ?

5. Teknologi apa saja yang termasuk ke dalam teknologi informasi ?

6.2. Pengelompokan Teknologi Informasi

PENGELOMPOKAN TEKNOLOGI INFORMASI

6.2.1 TEKNOLOGI INFORMASI

1. Teknologi Komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan computer termasuk peralatan-peralatan yang yang berhubungan dengan computer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD Room.

2. Teknologi Komunikasi

Teknologi telekomunikasi atau biasa disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh.Contoh: Televisi, telepon, radio.

6.2.2 PENGELOMPOKAN TEKNOLOGI INFORMASI

1. TeknologiMasukan

Teknologi masukan (input technologi) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data kedalam system komputer.Contoh: keyboard, mouse.

2. MesinPemroses

Mesin pemroses lebih dikenal dengan CPU, mikroprosesor atau prosesor. CPU merupakan bagian system komputer yang menjadi pusat pengolah data dengan cara menjalankan program yang mengatur pengolahan tersebut.

3. TeknologiPenyimpanan

Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:

a. Memory Internal (biasa disebut main memory atau memori utama)

Berfungsi sebagai pengingat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU .Contoh: RAM dan ROM.

b. Memory Eksternal (penyimpanan sekunder)

Adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Contoh: Hardisk, disket, flashdisk.

4. Teknologikeluaran

Teknologi keluaran adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan system. Contoh: layar dan monitor.

5. TeknologiPerangkatLunak

Teknologi perangkat lunak disebut juga dengan program yaitu deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan computer sehingga computer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki. Contoh: microsoft word, Adobe Photoshop, dll

6.2.3 KOMPONEN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Sistem Teknologi Informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi.Komponen utamasistem teknologi informasi yaitu:

1. Perangkat keras( hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

3. Orang (brainware)

6.2.4 KLASIFIKASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

1) Menurut Fungsi Sistem

a. Sistem teknologi informasi yang melekat (embedded IT system) adalah system teknologi informasi yang melekat pada produk lain.

b. Sistem teknologi informasi yang khusus (dedicated IT system) adalah teknologi informasi yang dirancang untuk melakukan tugas-tugas khusus. Contoh: ATM

c. Sistem teknologi informasi serbaguna (general purpose IT system) adalah system teknologi informasi yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai aktifitas yang bersifat umum. Contoh: PC

2) Menurut Ukuran

a. Super computer

Super computer adalah jenis komputer yang memiliki kecepatan proses paling cepat. Bisa digunakan untuk menangani aplikasi yang melibatkan perhitungan yang kompleks, misalkan untuk peramalan cuaca dan perancangan roket. Diantara jenis komputer super yang terkenal adalah Cray (buatan Cray Research, Inc.) dan IBM ASCI White (buatan IBM / International Business Machine).

b. Mainframe

Mainframe/ bisa juga disebut komputer besar, merupakan jenis komputer yang digunakan pada perusahaan skala besar untuk menangani pemrosesan data dengan volume sangat besar. Perusahaan komputer yang menjadi pemain utama pada kelas komputer ini adalah IBM, Fujitsu, dan Unisys.

c. Workstation

Komputer Workstation (Terminal kerja) merupakan mesin yang powerfull. Artinya di komputer ini segala pekerjaan diselesaikan. Komputer-komputer ini mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan aplikasi perhitungan yang rumit. Komputer-komputer ini menggunakan UNIX atau beberapa operating system/sistem operasi NT. Komputer-komputerinidilengkapidenganprosesor RISC yang powerful seperti Digital Alpha atau MIPS.

d. Mikrokomputer

Komputer mikro adalah komputer personal (personal computer/PC) yang umumnya single user atau stand alone, namun saat ini telah banyak PC yang dilengkapi dengan peripheral card untuk koneksi jaringan atau internet. PC biasanya berupa desktop, yaitu komputer yang biasanya digunakan di meja tempat bekerja atau belajar. Dengan perkembangan teknologi hardware PC saat ini menjadi semakin kecil dan portabel seperti notebook yang memiliki kemampuan sama dengan PC desktop. Oleh sebagian orang, notebook disebut sebagai laptop yang memiliki arti yang sama. Bahkan saat ini juga terdapat PC tablet, personal Data Asistant (PDA) atau PC saku (pocket PC) yang kemampuannya hampir sama dengan notebook.

e. Microcontroller

Mikrokontroler atau sering disebut sebagai embedded computer merupakan mikroprosesor khusus yang berukuran kecil yang biasa dipasang pada peralatan elektronis cerdas, seperti mobil dan lift. Mikroprosesor ini membuat peralatan dapat diprogram. Perusahaan yang terkenal nenproduksi adalah Motorola dan Texas Instrument.

6.2.5. Peranan Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting. Karena perkembangan teknologi sudah semakin pesat sehingga kebuutuhan masnusia akan teknologi juga semakin banyak. Salah satu saat ini yang memanfaatkan teknologi informasi adalah perushaan.

Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi

Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan TI dalam suatu perusahaan besar, sedang maupun kecil, baik itu swasta, BUMN maupun pemerintahan, semuanya membutuhkan sistem TI yang dapat mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, FFI, dan Coty Inc. adalah beberapa perusahaan besar yang telah menerapkan aplikasi TI secara luas, hal ini dilakukan karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang system yang sedang berjalan. Meskipun ada hambatan-hambatan yang dihadapi saat implementasi ataupun dana yang terbilang sangat besar untuk implementasi TI hal tersebut tidak menghalangi perusahaan untuk tetap berjalan karena apa yang telah dikeluarkan seimbang dengan apa yang didapatkan, dalam hal ini proses impelemntasi sesuai dengan apa yang diharapkan.

BAB II

MICROSOFT OFFICE 2007

2.1. MS OFFICE 2007

Resmi disebut 2007 Microsoft Office System adalah Windows versi dari Microsoft Office System , Microsoft 's suite produktivitas . Sebelumnya dikenal sebagai Office 12 pada tahap awal dari siklus beta, kemudian dirilis untuk lisensi volume pelanggan pada November 30, 2006 dan dibuat tersedia untuk pelanggan ritel pada tanggal 30 Januari 2007. Masing-masing dibuat pada tanggal yang sama dengan Windows Vista yang dirilis dengan lisensi volume dan pelanggan ritel. Office 2007 berisi sejumlah fitur baru, yang paling penting dari yang sepenuhnya baru antarmuka pengguna grafis yang disebut Fluent User Interface (awalnya disebut sebagai Ribbon User Interface ), menggantikan menu dan toolbar - yang telah menjadi Office landasan sejak awal - dengan toolbar tab, yang dikenal sebagai Ribbon. Office 2007 memerlukan Windows XP dengan Service Pack 2 atau lebih tinggi, Windows Server 2003 dengan Service Pack 1 atau lebih tinggi, Windows Vista atau Windows 7. Office 2007 adalah versi terakhir dari Microsoft Office yang secara resmi didukung pada Windows XP Professional x64 Edition .
The 'User Interface Ribbon "adalah tugas yang berorientasi Graphical User Interface ( GUI ). Ini fitur tombol menu utama, dikenal luas sebagai 'Office Button'. Interface Ribbon telah ditingkatkan di Microsoft Office 2010.

Office 2007 juga mencakup aplikasi baru dan server-side tools. Kepala di antara ini adalah Groove , sebuah kolaborasi dan suite komunikasi untuk usaha kecil, yang awalnya dikembangkan oleh Jaringan Groove sebelum diakuisisi oleh Microsoft pada tahun 2005. Juga termasuk adalah Office SharePoint Server 2007 , revisi utama untuk platform server untuk aplikasi Office, yang mendukung " Excel Services", sebuah arsitektur client-server untuk mendukung workbook Excel yang dibagi secara real time antara beberapa mesin, dan juga dapat dilihat dan diedit melalui halaman web.

Microsoft FrontPage telah dihapus dari Office suite seluruhnya. Ini telah digantikan oleh Microsoft Office SharePoint Designer , yang bertujuan untuk pengembangan portal SharePoint . Desainer yang berorientasi mitra Microsoft Expression Web ditargetkan untuk pengembangan web umum. Namun, aplikasi tidak telah termasuk dalam Office 2007.

Pengenalan suara dan pengenalan tulisan tangan kini menjadi bagian dari Windows Vista. Pidato dan tinta komponen telah dihapus dari Office 2007. Tulisan Tangan dan pidato pengakuan bekerja dengan Office 2007 hanya pada Windows Vista atau Windows XP Tablet PC Edition . Namun, pengguna XP dapat menggunakan versi Office sebelumnya untuk menggunakan pengenalan suara. Menurut Forrester Research , pada Mei 2010, Microsoft Office 2007 yang digunakan dalam 81% dari perusahaan. [ 10 ].

Pengembangan
Beta pertama dari Microsoft Office 2007, disebut sebagai Beta-1 dalam email yang dikirim ke sejumlah penguji, dirilis pada 16 November 2005. The-Beta 1 dirilis Teknis Segarkan untuk penguji pada 13 Maret 2006. Para Segarkan Teknis tetap masalah dalam menginstal dengan Windows Vista membangun 5308.
Microsoft mengungkapkan UI Ribbon pada tanggal 9 Maret 2006 di CeBIT di Jerman.

Office 2007 Beta 2 telah diumumkan oleh Bill Gates di WinHEC 2006, dan awalnya dirilis untuk umum tanpa biaya dari situs web Microsoft. Namun, karena belum pernah terjadi sebelumnya jumlah download, biaya sebesar $ 1,50 diperkenalkan untuk setiap produk didownload setelah 2 Agustus 2006. Beta telah diupdate pada tanggal 14 September 2006 di Beta 2 Technical Refresh (Beta2TR). Itu termasuk sebuah update user interface, dukungan aksesibilitas yang lebih baik, perbaikan dalam kekokohan platform, dan fungsionalitas yang lebih besar.
Versi beta terus berfungsi dalam mode pengurangan fungsionalitas setelah tanggal 1 Februari 2007. Jika pengguna men-download Segarkan Teknis untuk memperbarui Beta 2, maka pengguna dapat menggunakan fungsionalitas penuh sampai 31 Maret 2007 untuk produk klien dan 15 Mei 2007 untuk produk server.Program Beta berakhir pada tanggal 8 November 2006, ketika Microsoft menyatakan produk " Dirilis Manufaktur "(RTM) dan mulai memproduksi produk akhir.Setelah RTM, ketersediaan download beta berakhir.

Office 2007 dirilis untuk pelanggan lisensi volume pada 30 November 2006, dan untuk masyarakat umum pada tanggal 30 Januari 2007.

Service Pack 1

Microsoft Office 2007 Service Pack 1 telah dirilis pada tanggal 11 Desember 2007. Microsoft menerbitkan suatu daftar perubahan. Dokumentasi resmi mengklaim bahwa SP1 adalah bukan hanya Rollup patch dirilis ke publik, tetapi itu juga berisi perbaikan untuk masalah 455 Total seluruh Office suite secara keseluruhan.

Service Pack 2

Microsoft Office 2007 Service Pack 2 dirilis pada tanggal 28 April 2009. Service Pack 2 sudah termasuk Office 2007 Service Pack 1. Ini menambahkan dukungan peningkatan ODF , XPS , dan PDF standar serta sejumlah besar perbaikan bug.

Isi

1. Microsoft Word 2007

2. Microsoft Excel 2007

3. Microsoft PowerPoint 2007

4. Microsoft Access 2007

5. Microsoft InfoPath 2007

6. Microsoft OneNote 2007

7. Microsoft Outlook 2007

8. Microsoft Publisher 2007

9. Microsoft Office Communicator 2007 (Service Pack 2 Required)

10. Microsoft Groove 2007

11. Microsoft SharePoint Designer 2007 (gratis, produk download)

12. Microsoft Visio 2007 (tidak termasuk dalam Paket Office 2007)

13. Microsoft Project 2007 (tidak termasuk dalam Paket Office 2007)

2.2. Memulai Bekerja dengan Microsoft Word 2007

Secara otomatis word jika diaktifkan maka lembar kerja sudah ada berupa word area yang secara umum kita lihat namun kita ingin membuka atau menanbahkan lembar kerja baru langkah-langkahnya sebagai berikut :

Klik Office Bottom Gambar 1/2

2. Pilih New

3. Klik Blank Dokumen Gambar 3

Pilih Create atau CTRL+N Gambar 4

2.3. a Mengatur Lembar Kerja

Sebelum data di entrikan tentuka lebih dahulu lembar kerja word melalui langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik Menu Layout

2. Tentukan margin contoh dalam cm ( top=3, left 4,bottom 3, dan right 3 )

3. Tentukan orientasi kertas ( P&L )

4. Dst .s/d 7

Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

2.4 b Menyisipkan gambar objek dan lain-lain ke text

Dalam pengerjaan sebuah data kadang-kadang di butuhkan suatu tambahan baik berupa hurup indah ,gambar, table, dan lain-lain yang dianggap perlu, caranya adalah :

1. Klik Insert

Gambar 1

2. Pilih salah satu icon contoh Word Art

Gambar 2

Tentukan pilihan jenisnya

Gambar 3

Atur objek ( warna , ukuran tampilan dan lain-lain )

Gambar 4

5. Atur format

2.1.4. Mile Marge (Surat Masal)

Unntuk mempermudah dalam pembuatan surat yang akan ditujukan ke banyak tujuan dengan format surat yang sama maka dapat mengoptimalkan Mail Marge, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Buat surat terlebih dahulu
Aktifkan Mail Marge dengan cara:

1. Klik menu Mailings

2. Star Mail Marge

3. Pilih Step by Step

4. Pilih letter

5. Next

6. Tentukan pilihan, *Using the current document

7. Next

8. Pilih Use an exiting list (Data telah dibuat terlebih dahulu) atau Type a new list

9. Next,

Apabila Pilihan Type a new list langkah selanjutnya adalah

10. Pilih Customize Colom

11. Add Filed nya dan datanya

12. Save

13. Klik Insert Merge Filed

14. Preview Result

15. Finish & Merge

16. Print

Apabila pilihan Usein exsiting list langkah selanjutnya adalah

17. Temukan tempat penyimpanan data dan dapat berupa excel atau table dalam word (browse)

18. OK

19. Next

20. Klik Insert Merge Filed

21. Preview Result

22. Finish & Merge

23. Print

2.1.5. Font

Untuk menentukan ukuran, jenis style huruf yang digunakan kita dapat menggunakan langkah-langkah sebagai brikut:

Klik menu Home
Pilih Font dialog box atau
Klik pada tool bar yang sudah tampil
Klik pada tool bar yang sudah tampil

atau Ctrl+D (untuk menampilkan shout cut)

Untuk mempermudah perubahan ukuran huruf bisa menggunakan ctl+ [untuk memperkecil huruf dan ctrl+] untuk memperbesar huruf.

2.2.1. Paragraph

Paragraph dapat digunakan untuk menentukan jarak baris, indent dan lain-lain, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

Klik menu Home
Pilih Paragraph dialog box atau
Klik pada tool bar yang sudah tampil atau

Alt+O+P

2.2.2. Tabel

Dalam pembuatan table lebih baik kita harus menentukan berapa banyak kolom dan baris yang akan kita buat agar tidak banyak menambah pada saat sudah dibuat, walaupun itu tidak menjadi masalah. Adapun langkah-langkah menyisipkan dan mengedit table adalah sebagai berikut :

Menyisipkan table

Klik Insert
Pilih Table
Klik Insert Table atau klik tekan pada area insert table
Tentukan Number of Columns dan Number of Rows
OK

Mengedit table

Menggabungkan cell, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Blok cell dalam table yang akan digabungkan

2. Klik Layout

3. Klik Merge Cell

Menambah cell, dengan langkah sebagai berikut:

1. Blok atau letakan kursor pada cell yang akan ditambah

2. Pada menu Layout Kik split cell

3. Ketikan pada Number of columns dan rows jumlah yang diinginkan

4. OK

Menambah colom atau baris, dengan langkah sebagai berikut:

1. Blok atau letakan kursor pada kolom atau baris

2. Pada Menu Layout Klik Insert row (anove/below) atau column (Left/right)

Menghapus (Delete) untuk menghapus terdapat beberapa pilihan penghapusan yang meliputi :

Delete Cell, Delete Rows, Delete Columns dan Delete Tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Blok Cell/Rows/Columns/Tabel

2. Klik salah satu pilihan tersebut.

Ukuran Cell/Tabel, untuk mengatur ukuran lebar kolom dan baris dapat digunakan dua cara yaitu:

1. Melalui klik drag sisi kanan/kiri kolom atau sisi bawah/atas baris

2. Geser mouse ke kanan/kiri dan keatas/bawah

3. Klik Layout

4. Maasukan angka pada Rows Height atau Width columns.

Alignment, digunakan untuk mengatur kerataan data yang terdapat dalam table dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Blok Data atau Cell

2. Klik Align

Data, digunakan untuk mengatur atau menyusun data dan mengconvert dan menambahkan fungsi.

Mengatur atau menyusun data, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Blok Table

2. Klik Sort

3. Tentukan Sort by nya

4. Pilih Ascending untuk susunan dari A-Z atau descending untuk susunan Z-A

Convert text, dengan langkah-langkah seebagai berikut:

1. Blok Data atau Table

2. Pilih Convert

Menabahkan Fungsi Formula, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Letakan kursor pada cell kosong

2. Pilih formula

3. Pilih salah satu formula (Paste Function)

4. OK

2.2.3.

Page Number, digunakan untuk memberihalaman pada lembar kerja secara word process atau otomatis, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Klik menu Insert
Klik Page Number
Klik Format Number
Tentukan Star At nya

5. Sorot Top of Page atau Button of Page

6. Pilih salah satu bentuk

2.2.4. Bullet & Numbering

Pembuatan poin-poin menggunakan bullet dan numbering dapat dilakukan dengan cara membuat terlebih dahulu datanya kemudian diblok data ata bullet dan number dibuat terlebih dahulu sebelum data, adapun langkah-langkah mengaktifkan bullet numbering adalah sebagai berikut:

Aktifkan menu Home
Sorot Drop short Bullet/Numbering
Pilih salah satu bentuk
Temukan salah satu format Bullet&Numbering pada Define New Bullet/Numbering
Tentukan pilihan Charakter atau style nya
OK

2.2.5. Shapes

Shapes dapat digunakan untuk membuat garis text box bagan alur dan lain-lain, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Klik menu Insert
Klik Shapes
Pilih salah satu bentuk yang diperlukan
Klik tekan-geser-lepas pada lembar kerja
Edit shapes

Untuk menambahtext pada block arrow, flowchart, callouts dan stras and banner dengan cara:

Aktifkan terlebih dahulu
Klik kanan
Pilih Add Text

Untuk menambahkan warna mengatur layout dengan cara:

Aktifkan terlebih dahulu
Klik kanan
Pilih format AutoShape..
Tentukan colors lines, size layout dan text box

2.2.6. Clip Art

Clip Art dapat digunakan untuk menambahkan gambar, move and sound dan photography dengan cara sebagai berikut:

Klik menu Insert
Klik Clip Art
Klik Organize Clip
Klik collections list
Copy gambar
Paste pada gambar kerja

Untuk mengatur gambar klik kanan pilih format picture.

2.2.7. Microsoft Equationt 3.0

Microsoft Equationt 3.0 digunakan untuk membuat rumus-rumus, baik rumus matematika, fisika dan kimia. Berikut cara mengatifkan microsoft equation:

Klik menu Insert
Klik object
Pilih object type microsoft equationt 3.0
Langkah selanjutnya dalam pembuatan rumus ikuti nomor urut

r_{xy =}

2.2.8. Insert header&footer

Insert header&footer digunakan untuk menambahkan catatan kaki pada sebuah artikel atau tulisan. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

Klik Insert
Sorot header atau footer
Pilih isi (blank, three colums, alphabet).

2.2.9. Style

Style biasanya digunakan untuk memudahkan dalam pengelolaan dokumen ilmiah, yaitu untuk memisahkan antara judul, sub judul, sub judul dari sub judul, dan paragraf normal, style berlaku untuk paragraf, bukan per kata, sehingga setiap paragraf yang stylenya sama pasti format paragrafnya sama semua. Apabila sebuah dokumen ilmiah menggunakan fungsi-fungsi style akan efesien dalam pengeditan teks dan bisa digunakan untuk pembuatan daftar isi secara otomatis (tanpa harus di print terlebih dahulu). Langkah-langkahnnya sebagai berikut:

Klik Home
Sorot style
Pilih Heading 1 untuk judul, misal (BAB 1 Pendahuluan)
Pilih Heading 2 untuk sub judul, misal (1.1. Latar Belakang)
Pilih Heading 3 untuk sub dari sub judul, misal (1.1.1 Sejarah...)
Pilih Normal untuk paragraf yang lainnya (selain judul dan sub judul).

Style bisa dimodifikasi sesuai keinginan kita masalnya bemtuk huruf, besar huruf, perataan, penomoran dll, caranya:

Klik tanda panah disudut kanan bawah style
Pilih style yang akan kita modifikasi (misal normal)

Klik kanan pada style (misal normal)
Klik modify
Aturlah format paragraf, maupun bullet&numbering sesuai keinginan kita
Untuk penomoran klik format numbering (disisi kiri bawah)

Aturlah sesuai keinginan kita.

2.2.10. Daftar Isi

Jika dukeman yang kita buat seluruh paragrafnya menggunakan style, kita bisa membuat daftar isi secara otomatis (tidak harus diprint out terlebih dahulu), sehingga apabila terjadi perubahan dalam dokumen tersebut yang menyebabkan perubahan halaman, dartar isi akan mengikuti perubahan halaman secara otomatis. Caranya:

Klik References
Klik Tabel of contens
Pilihlah salah satu conten yang sesuai
Jika tidak ada yang sesuai, pilihlah Insert Table of Contents
Klik Modify
Lakukan perubahan format sesuai yang diinginkan

2.2.11. Print

Terdapat beberapa bagian dalam menu print, yaitu: Print, Quick Print, dan Print Preview.

Print, digunakan untuk memilih drive printer, jumlah copy dan pilihan lainnya sebelum melakukan pengeprinan.

Quick Print, print cepat untuk dokument yang sedang diaktifkan dengan pilihan printer yang sudah di-defaultkan.

Print Preview, menampilkan hasil pengerjaan sebelum dilakukan pengeprinan, sehingga dimungkinkan untuk diadakan perubahan agar sesuai dengan yang diharapkan.

https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRrDmnwwJ5yyMv7GQbgftIAqdmK7_acK8tTNKkDEAPJWxW2bR0x

Contoh membuat surat

Jl. Jendral Sudirman No.8 (025) 45834

BANDUNG

Bandung, 29 Maret 2013

Nomor : 08/KB/11.03

Perihal : Pengiriman Barang

Lampiran : 1 (satu berkas) –

Yang terhormat,

HOTEL AMBARUKMO SHERATON

Jl. Gajah Wong No.44

Yogyakarta

Dengan hormat,

Surat pesanan Saudara No.02\PB\07.06 tanggal 11 Juli 2006 tentang pesanan barang, telah kami terima dan kami pahami maksudnya.

Barang pesanan Saudara telah dikirim. Pada kesempatan ini kami sampaikan bahwa Saudara mendapat diskon sebesar 5 % seperti berikut:

No.	Nama Barang	Banyak Barang	Harga Satuan	Jumlah
1.	Komputer	2 Unit	4,900.000	9.800.000
2.	Televisi berwarna Lcd	6 Unit	9,823.000	58.938.000
3.	Radio Compo	7 Unit	459.000	3.213.000.
Total Bayar Potongan 5%				719.509.95

Kami harap pembayaran di transfer melalui Bank Mandiri Cabang Yogyakarta ke rekening No.222.333.111. setelah barang diterima.

Atas perhatian Saudara kami sangat berterima kasih.

Hormat kami,

Nama Anda

Direktur Marketing

BAB III

MICROSOFT EXCEL

a. Pengertian Excel

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.

Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli computer menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan dalam kehidupan kita.

Didalam program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program Microsoft Excel. Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart Wizard. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita ***, seperti bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat memilihnya dengan cara mengklik Tab Custom Types.

Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan data secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu 1. Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil sampai terbesar.

b. Format Cell

Format cell digunakan untuk menentukan berbagai standar format. Yang akan digunakan dalam cell dengan cara:

1. Klik menu home

2. Klik format

3. Klik format cells atau

4. Tekan Ctrl+1

Number

Menu number merupakan format untuk data angka yang meliputi:

General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Teks. Untuk format date and time menyesuaikan dengan seting regional komputer yang digunakan.

d. Align

Menu Align digunakan untuk mengatur rata data yang meliputi, Top, Middle, Left, Centre, dan Right dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Klik menu Home

b. Sorot Align

c. Klik Top, ...

Atau

a. Aktipkan Dialog box Align

b. Tentukan horizontal dan vertical text

c. Alignment-nya

d. Ok

e. Font

Menu Font digunakan untuk mengatur tipe font gaya atau style font dan ukuran atau size font, garis bawah atau Underline efek dan warna font.

f. Border

Menu border digunakan untuk membuat garis pada tabel excel dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tentukan line style dan color

2. Aktifkan melalui klik preset atau

3. Aktifkan melalui border

3.6.Fill

Fill digunakan untuk mengisi cell dengan color dan style yang dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu pilihan yang ada.

3.7.Protection

Digunakan untuk mengunci cell dengan dua pilihan yaitu di kunci dan atau disembunyikan.

3.8.Rumus sederhana

Dalam rumus sederhana penulis membagi kedalam dua kategori yaitu fungsi matematika dan fungsi statistika. Fungsi matematika meliputi:

a. Tambah (+)

b. Kurang (-)

c. Bagi (:)

d. Kali (x)

e. Pangkat (^)

Dalam penulisan fungsi matematika diawali dengan tanda “=”

Contoh =C1+C2 atau =4=6 enter

Sedangkan fungsi statistika meliputi:

a. Count (digunakan untuk menghitung banyak data)

b. Sum (digunakan untuk menghitung penjumlahan data)

c. Average (digunakan untuk menghitung rata-rata data)

d. Max (digunakan untuk menghitung nilai terbesar data)

e. Min (digunakan untuk menghitung nilai terkecil data)

Dalam penulisan formula digunakan tanda = fungsi (range data) enter contoh =sum(E5:E10)

3.9.Rumus Cell Relative, Absoluth, semi absoluth

Rumus cell relative adalah rumus cell yang dicopy dari cell sumbernya ke cell lain. Bila dicopy satu kolom ke kanan maka cell pada romus di dalamnya pun akan bergeser satu kolom ke kanan. Demikian pula bila mengcopy satu baris ke bawah, maka semua cell pada rumus akan berganti pula satu baris ke bawah. Contoh =C3*D3 dicopy ke bawah menjadi =C4*D4.

Sedangkan cell absoluth yaitu cell dalam rumus yang tidak akan berubah-ubah meskipun dicopy ke mana-mana. Caranya hanya menempatkan karakter “$” (tekan F4) di awal pada kolom dan baris cell. Perhatikan hal berikut:

$C$1: kolom dan baris absoluth dan tidak akan berubah meski di pindah.

Sedangkan cell semi absoluth yaitu cell dalam rumus yang salah satu dari kolom atau baris tidak akan berubah-ubah kemana-mana. Caranya hanya menempatkan karakter “$” di awal penulisan pada kolom atau baris cell. Perhatikan hal berikut:

$A4: kolom absoluth sedangkan baris tidak.

B$3: baris absoluth sedangkan kolom n tidak.

3.10. Rumus Text

Ada beberapa fungsi text diantaranya:

1. Left, untuk mengambil beberapa huruf/karakter dari sebelah kiri text, caranya:

1. Klik Formulas, Text

2. Pilih Left